Enserve houdt samenwerkende corporaties scherp

29 juni 2016

Samenwerken is niet voor iedere corporatie even vanzelfsprekend of gemakkelijk. Natuurlijk, het bespaart geld, maar wat levert het op? Hoeveel van de eigen identiteit moet je opgeven om de samenwerking ter wille te zijn? Voor degenen die ervoor open staan, is er veel mogelijk. Enserve, specialist in woonruimteverdeling, adviseert en begeleidt corporaties bij hun zoektocht naar mogelijkheden. Zoals op dit moment, op de Noord-Veluwe.

 

 

Noord-Veluwe:

4 corporaties

6 gemeenten

16.454 VHE’s

1.115 mutaties p/jr

44.000 geregistreerd woningzoekenden

In de regio Noord-Veluwe zijn onder andere de corporaties Uwoon, deltaWonen, Woningstichting Putten en Omnia Wonen werkzaam. Zij werkten al langere tijd samen door hun woningaanbod te publiceren via een gemeenschappelijke website www.hurennoordveluwe.nl. Wilde je als woningzoekende meer weten over een woning of over de regels van toewijzing, dan kwam je al snel terecht op de website van één van de corporaties. De corporaties hanteerden namelijk elk hun eigen toewijzingsbeleid. Woningzoekenden die een woning zoeken in de regio, moesten zich bij elke corporatie apart inschrijven.

 

De corporaties zagen wel wat in een verdergaande samenwerking. Al in 2014 hadden Omnia Wonen en Uwoon hierover contact met Enserve. Vanaf 1 januari 2015 moest er een nieuwe huisvestingsverordening komen en naarmate de contouren daarvan duidelijker werden, besloten de vier corporaties om hun samenwerkingsbanden aan te halen. Daarvoor moesten zij nader tot elkaar komen en afspraken maken.

Goede basis

Met Enserve als adviseur, sparringpartner en dienstverlener, en ZIG websoftware als automatiseerder, richten de corporaties zich op een nieuwe gezamenlijke website en woonruimteverdeelsysteem. Maar iets willen en iets doen, zijn twee verschillende dingen. Dat merkten Uwoon, deltaWonen, Woningstichting Putten en Omnia Wonen ook. Heel mooi, dat samenwerken, maar hoe doen we dat nu concreet?

“De basis waarop je samenwerkt

moet duidelijk zijn”

Om samen te werken is meer nodig dan goede intenties. Vragen als ‘welke rechtsvorm kiezen we voor de samenwerking’ en ‘hoeveel vrijheid behoudt elke corporatie om haar eigen beslissingen te nemen’ staken de kop op. “Vooraf moet je dit goed met elkaar regelen. De basis waarop je samenwerkt moet duidelijk zijn.” benadrukt Arjan Rook, relatiemanager bij Enserve. “Enserve adviseert corporaties hierin. Wij helpen hen keuzes te maken en zetten de voor- en nadelen van elk alternatief op een rij.”

Overzicht bewaren

Vanuit elke corporatie nam een aantal medewerkers deel aan werkgroepen. Deze hadden tot doel om de ontwikkeling in goede banen te leiden en het contact met de achterban te realiseren. “Ik hou ervan om zaken uit te zoeken, maar dit werd wel heel veel,” vertelt een lid van de Werkgroep Inrichting. “Er zijn zo ontzettend veel details waar je aan moet denken. Ik was blij dat er iemand was om het overzicht te bewaren.“

“Stel kritische vragen: welke gevolgen

heeft deze beslissing straks in de praktijk?”

 Dit overzicht lag bij de project consultants vanuit Enserve. Omdat zij eerder met dit bijltje gehakt hadden, wisten zij wat ze konden verwachten. Ze kenden de valkuilen én de specifieke aandachtspunten binnen het traject. “Vanaf het begin zijn wij kritisch en dat moet je ook zijn,” vertelt Arjan Rook, “het ontwikkelen van een nieuwe website en een nieuw woonruimteverdeelsysteem begint met het vaststellen van de eisen waaraan het moet voldoen, rekening houdend met de woningzoekende, de medewerker van de corporatie die met het systeem werkt en de beleidsregels die bepalen op welke manier woningen worden toegewezen. Wij stellen kritische vragen om betrokkenen te laten nadenken. Hoe is de woningzoekende hierbij gebaat? Kan een corporatiemedewerker hiermee uit de voeten in het dagelijks werk? Welke gevolgen heeft deze beslissing straks in de praktijk?”

Maar niet alleen de eindgebruikers worden scherp gehouden, Enserve prikkelt ook de automatiseerder. “Degene die het systeem bouwt, zit aan de andere kant van het spectrum,” licht Arjan Rook toe. “Enserve staat er tussenin en brengt partijen samen. Eindgebruikers en automatiseerders spreken vaak een andere taal. Enserve spreekt beide en zorgt ervoor dat de automatiseerder bouwt wat de klant wil.”

Daarbij schroomde Enserve niet om de samenwerkende corporaties terug in de onderhandelruimte te sturen om beleidsmatige beslissingen op elkaar af te stemmen. Alle vier de corporaties hadden eigen regels rondom passend toewijzen. Een totaal van 49 regels die ZIG in het nieuwe woonruimteverdeelsysteem zou verwerken. Te veel, vond Enserve. Dat maakt het systeem niet werkbaar en bovendien onbegrijpelijk voor de woningzoekenden. Enserve ging met Uwoon, deltaWonen, Woningstichting Putten en Omnia Wonen terug rond de tafel en begeleide hen bij het afstemmen van nieuwe keuzes. Het resultaat? Een gemeenschappelijk beleid met nog maar elf regels over passend toewijzen. Winst behaald.

Gemakkelijk systeem

In juni naderde de implementatiefase het einde. Maar niet voordat circa 80 corporatiemedewerkers door Enserve waren opgeleid. Zij leerden om zelf aan de slag te gaan met het nieuwe woonruimteverdeelssyteem en de website én hoe zij het uit konden leggen aan woningzoekenden. Op vier middagen in mei stroomde het kantoor van Omnia Wonen in Harderwijk vol met medewerkers van de Noord-Veluwse corporaties. De deelnemers toonden zich betrokken en enthousiast. “Het nieuwe systeem werkt erg prettig. Ik word er blij van.” reageert een verhuurconsulent van Woningstichting Putten. Haar collega vult aan: “Het zou een gemakkelijk systeem worden en dat klopt.”

Exploitatie

Op 28 juni jl. zijn het nieuwe woonruimteverdeelsysteem en website opgeleverd. Ook na deze datum blijft Enserve betrokken bij de samenwerkende corporaties. Zij zorgt ervoor dat het systeem en de website blijven werken, adviseert over en implementeert relevante nieuwe wet- en regelgeving en blijft nieuwe corporatiemedewerkers trainen om met het systeem en de website om te gaan. Verder fungeert Enserve als helpdesk voor corporatiemedewerkers als het gaat om vragen over het beleid of het gebruik van het woonruimteverdeelsysteem. Ook het innen van inschrijfgelden, het versturen van inschrijfbewijzen en het beantwoorden van vragen van woningzoekenden hierover gebeurt voortaan vanuit Elst, waar Enserve is gevestigd.

Enserve blijft betrokken via diverse diensten,

contact met de klant is belangrijk

Enserve vindt het contact met de klant belangrijk. Daarom zullen er meerdere malen per jaar overleggen plaatsvinden met eindgebruikers en managers om te bespreken of het systeem aangepast moet worden. De Noord-Veluwse corporaties gaan bovendien gebruik maken van DOMIS, het management informatiesysteem van Enserve, waaruit zij zelf relevante gegevens kunnen halen om inzicht te krijgen in de woningmarkt.

Uiteindelijk is het grootste voordeel van de samenwerking voor de woningzoekende. Die heeft nu één plek waar hij zich kan registreren en één plek waar hij alle informatie vindt over sociale huurwoningen in zijn regio. En om het helemaal gemakkelijk te maken, heeft hij nog maar met één toewijzingssysteem te maken. Zoals een medewerker van Omnia Wonen stelt: “We gaan er met z’n allen zo op vooruit, ik heb er alle vertrouwen in.”

Deel dit artikel


Wilt u alles weten op het gebied van woonruimteverdeling?
Schrijft u zich dan hier in voor onze nieuwsbrief.


Alle Nieuws